Sono due procedure sostanzialmente diverse:

  • con il backup si crea una copia dei dati presenti in un preciso istante che viene utilizzata per ripristinare la situazione ad un determinato momento (es. all’ultimo backup fatto), in caso di problemi tecnici al server di posta o di qualsiasi altra natura che rendano irraggiungibili le mail;
  • l’archiviazione ha un altro fine: conservare  a lungo termine le informazioni contenute nella posta, potervi accedere con un sistema di ricerca semplificato e veloce con funzionalità di indicizzazione.

Entrambe le operazioni permettono la conservazione delle informazioni: il backup permette di recuperare i propri dati nel più breve tempo possibile, l’archiviazione consente, ad esempio, di recuperare scambi di mail avvenuti anni prima, magari per ricostruire il rapporto con un cliente, con un fornitore, con un dipendente  oppure in caso di contestazioni legali.

Fondamentale è l’aspetto legale dato che, secondo le diverse prescrizioni giuridiche, alcuni tipi di mail vanno conservate per 10 anni.

Un altro elemento da tenere in considerazione è la reperibilità: se una o più email vengono cancellate accidentalmente, il recupero attraverso il backup non è sempre una operazione agevole, mentre una soluzione di archiviazione facilita notevolmente questo lavoro.

L’utilizzo di applicazioni cloud non sempre mette al riparo da tutte le situazioni nelle quali è necessario recuperare la posta: occorre andare nel dettaglio dei diversi piani di licenza con i vari fornitori per capire i limiti in caso di necessità, ed in alcuni casi il recupero di una cassetta di posta è limitato a 30 giorni!

In conclusione, è buona norma dotarsi di un sistema di backup e uno di archiviazione per avere la garanzia della protezione e della fruibilità dei propri messaggi di posta.

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